Как рассчитать компенсацию за личный автомобиль

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

• Возмещение за пользование и естественный износ машины;
• Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей.

В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета.

Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение.

Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года).

Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.

п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг.

Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.

Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации.

Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством.

Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

• Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
• Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
• Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

• Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
• Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам».

Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс.

В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов.

Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Источник: http://nebopro.ru/blog/carusepayoff

Как рассчитать компенсацию за личный автомобиль

Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей. Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно.

Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета: 4000 руб. / 22 дн. × 12 дн. Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли.

Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

• с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
• без экипажа (ст. 642 ГК РФ) —управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ). Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Компенсация за использование личного автомобиля

Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

• Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
• Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
• Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете: Дебет Кредит Сумма, руб. операции 44 73 6495,69 Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику 73 51 6495,69 Перечислена компенсация на карту сотруднику В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб.

Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем Налогообложение компенсационных выплат Компенсация за автомобиль: нормы-2017 Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника Налогообложение выплат по договору аренды Возмещение расходов при использовании личного имущества работника Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов. Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе).

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Как рассчитать размер компенсации за использование личного транспорта?

Источник: http://lcbg.ru/kak-rasschitat-kompensatsiyu-za-lichnyj-avtomobil/

Компенсация ГСМ – что это такое и как рассчитывается компенсация

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов.

Компенсация ГСМ

Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2018 году

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д.

Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание.

Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию.

Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию.

Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор.

Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

1. Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя. При этом все затраты по содержанию автомобиля ложатся на само предприятие.
2. Аренда, или получение во временное пользование как с экипажем, так и без него. В случае аренды транспортного средства без экипажа договор будет иметь чисто имущественный характер и в рамках договора будет установлена стоимость ежемесячной аренды. При аренде автомобиля с водителем договор приобретет смешанный характер, поскольку в его основу будут положены как имущественные, так и связанные с оплатой предоставляемых услуг отношения.

Пример приказа для выплаты компенсации за пользование личным имуществом сотрудника

Тип договора. РегламентацияУсловия договораОбязательства арендатора

Фрахтование транспортного средства с водителем (632 ГК)	В договоре устанавливаются:1. Предмет договора.2. Срок договора.3. Ответственность сторон за выполнение условий аренды.4. Размер оплаты за аренду а/м.5. Размер оплаты услуг водителя	1. Расчет и удержание у источника выплат налогов на доходы физического лица.2. Расчет и перечисление страховых и социальных взносов
Фрахтование без водителя	В договоре, помимо стандартных условий, устанавливается ежемесячный размер оплаты за аренду	Стандартные для налогового агента

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ).

Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются.

Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Компенсации за автомобиль и ГСМ

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях.

Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника.

Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила. Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

1. Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
2. Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
3. Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли.

Источник: https://law-world.ru/yuridicheskaya-praktika/kompensaciya/kompensaciya-gsm.html

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152