Образец формы отчета предствительких расходов по букетам цветов

Как списать представительские расходы?

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль. К проверке данных расходов налоговики подходят тщательно. Важно грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

В соответствии с НК РФ,  представительские расходы – расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. 

Представительские расходы при расчете налога на прибыль

Перечень расходов, которые можно включить в базу при расчете налога на прибыль, является закрытым и в соответствии со статьей 264 НК РФ включает в себя:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
• буфетное обслуживание во время переговоров,
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом в целях налогообложения прибыли данные расходы в налоговом учете являются нормируемыми и принимаются в размере не более 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Отражение представительских расходов в бухучете

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они были произведены (ПБУ 10/99).

Отражаются расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или если предприятие осуществляет торговую деятельность на 44 «Расходы на продажу», а далее списываются в зависимости от указанного в учетной политике способа списания управленческих расходов на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи».

Рассчитывать представительские расходы и организовать работу с ними можно одним из трех вариантов:

• Рассчитывать представительские расходы в конце квартала и при заполнении декларации по налогу на прибыль (рекомендуем для организаций с большой штатной численностью).
• При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
• Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д.

, поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

К сожалению, законодательство не предлагает типовых форм документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, поэтому предприятие само должно разработать данные формы. Примеры форм на представительские расходы. Итак, в соответствии с требованиями Минфина к внутренним документам, подтверждающих осуществление представительских расходов, относят:

• приказ об осуществлении расходов на представительские цели;
• приказ на проведение представительского мероприятия;
• программа представительского мероприятия;
• смета представительских расходов;
• отчет о проведении представительского мероприятия;
• акт о списании представительских расходов;
• первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
• первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
• договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Иногда фирмы используют представительские расходы не по назначению. Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы.

Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно.

В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.

Можно ли их учесть в составе представительских расходов? Можно, Минфин по этому поводу пишет: «Затраты на спиртные напитки, купленные для официального мероприятия, компания может списать как представительские расходы.

Но их общий размер не должен превышать 4 процентов от расходов на оплату труда», то есть при этом опять же не стоит забывать про цель мероприятия и обоснованность расходов.

Подводя итог всему вышесказанному, еще раз сделаем акцент на самых важных, на наш взгляд, вещах, о которых надо помнить при списании представительских расходов – это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов.

Фирммейкер, 2012Анна Лукша

При использовании материала ссылка на статью обязательна

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/kak-spisat-rashodi

Как отразить в учете представительские расходы командированного сотрудника – НалогОбзор.Инфо

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;

• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.

Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование(подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы.

Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

• сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

• приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

• отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

• акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

• иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

• цели и результаты проведенных мероприятий;

• состав участников (принимающей и приглашенной сторон);

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма “Гермес”» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

• авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
• отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
• акт об осуществлении представительских расходов;
• счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г.

№ 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

• на сувенире присутствует логотип организации;

• сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.

Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ).

Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

УСН

Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.

Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.

Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_predstavitelskie_raskhody_komandirovannogo_sotrudnika/59-1-0-1550

Справочник Бухгалтера

Отчет о представительских расходах – важный документ. Он поможет без проблем списать расходы. Но стоит очень внимательно отнестись к его составлению. На практике в отчете часто допускают ошибки. Путаются в датах, в частности, в отчете и первичке они различаются, хотя должны совпадать. Избежать неточностей поможет наш образец отчета о представительских расходах.

Отчет о представительских расходах и первичка по нему — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат.

Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г.

№ 03-03-РЗ/16288).

Безопаснее составлять отдельный отчет по представительским расходамна каждый прием представителей контрагентов. Иначе налоговики могут посчитать, что расходы документально не подтверждены.

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом о представительских расходах, то рекомендуем сделать его максимально подробным.

То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде. На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни.

Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Осторожно!

Из отчета по представительским расходамдолжно следовать, что представители компаний собрались для достижения конкретной бизнес-цели, а не просто отдохнуть.

Что должно быть в отчете по представительским расходам

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор, подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д.

То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете о представительских расходах, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых.

Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке.

Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему.

Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Важная деталь

Если переговоры длятся несколько дней, укажите в отчете конкретный период. Иначе инспекторы могут потребовать отдельный отчет на каждый день.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами,

мы советуем включить в отчет о представительских расходах. Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны.

Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде.

Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете о представительских расходахданные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон.

С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию.

В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута.

Отчёт о представительских расходах образец

Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Важная деталь

Укажите в отчете о представительских расходах, какой договор компания подписала по итогам представительского мероприятия. Это сразу покажет инспекторам, что деловая цель достигнута.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон.

Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий.

Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете по представительским расходам безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

Какие документы приложить к отчету о представительских расходах

К отчету о представительских расходах нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д.

Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия.

И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Источник: https://1atc.ru/otchet-o-rashodah/

Образец отчета о представительских расходах, подтверждающего траты на официальные мероприятия

Источник: журнал «Главбух»

Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат.

Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам сейчас не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г.

№ 03-03-РЗ/16288).

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено.

Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным.

То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде (смотрите образец отчета о представительских расходах).

На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Что должно быть в отчете

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д.

То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых.

Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке.

Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему.

Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет (смотрите образец отчета о представительских расходах).

Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде.

Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон.

С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников.

Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон.

Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий.

Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

Какие документы приложить к отчету

К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д.

Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия.

И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46639-obrazec-otcheta-o-predstavitel-skih-rashodah-podtverzhdayuschego-traty-na-oficial-nye-meropriyatiya.html

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/