Срок хранения приказов об учебных отпусках

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

• приказы о приеме сотрудников на работу;
• распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока – в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

• приказы об отпусках;
• распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск – пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

• на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
• приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

• регистрации приказов об отпусках;
• фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ – на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту – должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами.

Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами.

Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

• указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
• отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал.

При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников.

Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Источник: http://fb.ru/article/285512/skolko-hranyatsya-prikazyi-na-otpusk-hranenie-kadrovyih-dokumentov

Сроки хранения приказов об учебном отпуске

Одна из гарантий работникам, совмещающим работу с успешным обучением в определенных образовательных учреждениях, — предоставление им отпусков с сохранением среднего заработка. «Учебный» отпуск в законе назван дополнительным отпуском, но имеет ряд особенностей в порядке его предоставления и оформления кадровых документов.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предусмотрены гл. 26 ТК РФ и Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон об образовании). Учебные отпуска, предоставляемые работодателем, делятся на отпуска с сохранением среднего заработка и без сохранения заработной платы.

Учебный отпуск имеет ряд особенностей. Он носит целевой характер и предназначен для участия работника, совмещающего работу с учебой, в образовательном процессе. Его нельзя перенести, продлить, разделить, спланировать заранее, получить за него компенсацию, нельзя отозвать из такого отпуска, он не зависит от времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст.

173 ТК РФ аботникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением «среднего заработка».

Можно выделить следующие условия предоставления учебного отпуска.

Условие 1. Образовательное учреждение, в котором обучается работник, имеет государственную аккредитацию (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Условие 2. Работник получает образование соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Условие 3. Основанием для предоставления учебного отпуска может служить только справка-вызов.

Условие 4. При обучении в двух образовательных учреждениях одновременно работнику предоставляется учебный отпуск по справке-вызову лишь одного из них — по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Условие 5. Учебный отпуск предоставляется только успешно обучающемуся работнику (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Учебный отпуск предоставляется на основании специального документа — справки-вызова, дающей право на предоставление студенту по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий.

Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.

2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования».

Обратите внимание: справка-вызов состоит из двух частей: справки- вызова и справки-подтверждения. Первая часть справки-вызова предоставляется до отпуска — это основание для его предоставления, а справка- подтверждение выдается по окончании отпуска для подтверждения факта использования отпуска по назначению.

Далее рассмотрим пошаговую процедуру оформления учебного отпуска.

Этап 1 Получение заявления работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска

Продолжительность и период предоставления учебного отпуска не зависит ни от стажа работы в организации, ни от пожеланий сторон трудового договора. Определение времени (периода) предоставления учебного отпуска относится исключительно к компетенции учебного заведения.

Для получения дополнительного учебного отпуска работник, как правило, пишет заявление, к которому прилагает справку-вызов из образовательного учреждения, содержащую конкретные даты предоставления отпуска.

Шаг 1 Получаем и регистрируем заявление работника

Заявление работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Шаг 2 Направляем заявление работника руководителю

Для принятия решения по существу заявленной просьбы заявление направляется руководителю организации или другому должностному лицу, имеющему право принимать решение о предоставлении работнику учебного отпуска.

Шаг 3 Получаем заявление работника с резолюцией руководителя

Принятое решение руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя оформляет резолюцией на заявлении работника. Обратите внимание: если соблюдены все условия предоставления учебного отпуска, работодатель не может отказать работнику в его предоставлении.

В резолюции определяется сотрудник, которому поручается оформить проект приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска работнику.

Шаг 4 Направляем заявление работника в дело

После ознакомления сотрудника, ответственного за подготовку проекта приказа о предоставлении учебного отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Отметка включает слова «В дело» и номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

О направлении документа в дело делается запись и в регистрационной форме.

Шаг 5 Переносим сведения в регистрационную форму

В регистрационную форму, например в Журнал регистрации заявлений работников, переносится содержание резолюции руководителя организации.

Этап 2 Издание приказа о предоставлении работнику учебного отпуска

Далее работодателю необходимо издать приказ, где будет зафиксирована продолжительность учебного отпуска, конкретные даты его предоставления, а сам приказ будет передан в бухгалтерию для оплаты.

Шаг 1 Составляем проект приказа

В заголовочной части приказа о предоставлении отпуска работнику указываются: наименование организации (полное и сокращенное, если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:

• Наименование структурного подразделения и должность работника;
• Продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях;

При этом в форме приказа учтены следующие особенности.Особенность 1. Поскольку в ТК РФ не используется такое понятие, как учебный отпуск, то и в соответствующей строке приказа следует указывать, что работнику предоставляется дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.Особенность 2. Так как учебный отпуск предоставляется работнику в учебном, а не в рабочем году, то привычной графы «Период работы» в приказе о предоставлении учебного отпуска нет.Особенность 3. В унифицированной форме приказа о предоставлении отпуска не было строки «Основание». В переработанную форму эту строку необходимо добавить.

Шаг 2 Подписываем приказ

Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ

Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом работодателя о предоставлении учебного отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись. Срок такого ознакомления законом не предусмотрен. Очевидно, что это необходимо сделать до даты начала отпуска.

Шаг 5 Знакомим заинтересованных работников с приказом под роспись

С приказом о предоставлении учебного отпуска работнику должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник.

Шаг 6 Направляем приказ в дело

Приказ о предоставлении дополнительного учебного отпуска является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.Обратите внимание: срок хранения приказов о предоставлении учебного отпуска 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Этап 3 Оформление записки-расчета о предоставлении работнику учебного отпуска

По общему правилу, предусмотренному ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, как правило, применяется записка-расчет. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы, а затем она передается в бухгалтерию.Унифицированная форма № Т-60 записки-расчета в настоящее время обязательна для применения только организациями государственного сектора. Остальные работодатели вправе утвердить свои формы этого первичного учетного документа.В нашем примере за основу берется переработанная унифицированная форма № Т-60.

Шаг 1 Заполняем лицевую сторону записки-расчета

В заголовочной части записки-расчета указываются наименование организации и код по ОКПО.Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:

• Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
• Даты начала и окончания дополнительного отпуска.

Шаг 2 Подписываем записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Шаг 3 Передаем записку-расчет в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4 Оформление личной карточки работника

Сведения о предоставленном учебном отпуске вносятся в личную карточку работника.В этом разделе содержатся следующие сведения:

• Вид предоставленного работнику отпуска;
• Продолжительность отпуска в календарных днях;
• Даты начала и окончания отпуска;
• Основание (приказ о предоставлении отпуска).

Так как учебный отпуск предоставляется не за рабочий год, соответствующие графы таблицы личной карточки работника не заполняются.

Этап 5 Ведение табеля учета рабочего времени

Учет отработанного (неотработанного) работником времени — обязанность работодателя, и период нахождения сотрудника в учебном отпуске не исключение. Нужно обязательно отмечать его в табеле учета рабочего времени.В табеле учета рабочего времени, как правило, проставляется буквенный код условного обозначения «У» или цифровой «11» в течение всего периода дополнительного учебного отпуска, независимо от выходных дней, так как учебный отпуск предоставляется в календарных днях.Не забудьте, что после учебного отпуска работник должен предоставить вам заполненную справку-подтверждение.www.pro-personal.ru

Вопрос-ответ по теме

В отделе кадров нашей организации при проведении проверки были выявлены документы с истекшим сроком хранения, который подлежат уничтожению. Вопрос: основания к приказам на отпуск и приказы на отпуск с 2006 по 2011 год, когда должны быть уничтожены? до августа 2010 года действовал Перечень 2002 года, где было указано, что приказы на отпуск хранятся 5 лет. В перечне 2010 года указано, что отпуска за вредные и опасные условия труда хранятся 75 лет. Как нам быть с приказами и заявлениями за период с 2006 по 2010, руководствоваться новым перечнем, т.к. сроки уничтожения этих документов в 2010 году еще не настали или сроки хранения документов созданных до 2010 регламентируется перечнем 2002 года? хотелось бы уточнить сроки хранения оснований на отпуск совпадают со сроками хранения приказов? А также сроки хранения оснований на прием, увольнение и перевод, также хранятся 75 лет?

Источник: http://sokolieds.ru/blog/sroki-hranenija-prikazov-ob-uchebnom-ot/

Срок хранения приказов об учебных отпусках

На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов. Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами. Условия хранения приказов на отпуск Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени.

Важно

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.

Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Долговременные документы Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов.

Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

Срок хранения приказов на отпуск

Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа.

Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной.

То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение.
А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт. Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу.

Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов.

В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.
Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.

Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

1. Приказы о предоставлении отпуска.
2. Направления в недолгие командировки.
3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все.

Внимание

Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное.

Встречаются данные случаи не слишком часто.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников.

Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск. Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства.

В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

• указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
• отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров. Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте.

Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

Вопрос 1

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников.

Полезно будет изучить их. Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет.

И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли? А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет.

В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того. Об учете и хранении Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

• Темы:
• График отпусков
• Приказы
• Ежегодный оплачиваемый отпуск
• Отпуск

Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам? Из статьи вы узнаете:

• какими документами регламентируются сроки хранения приказов по отпускам;
• каковы общие сроки хранения приказов по отпускам;
• какие сроки хранения применяются к специальным видам отпусков.

Право на отпуск Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст.

114 данного нормативно-правового акта.

Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются.

Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе.

И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

И хранятся подобные документы длительное время.

Источник: http://lcbg.ru/srok-hraneniya-prikazov-ob-uchebnyh-otpuskah/

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

• о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
• о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Также к ним относятся документы:

• о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
• о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
• для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

Общие рекомендации:

1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета. Архивы Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов.

Внимание

Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников.

Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет.

Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел. Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен по соглашению сторон. Исключение предусмотрено для отдельных категорий работников, которым отпуск по их заявлению должен быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы. К ним относятся — женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

По письменному заявлению работника неиспользованный отпуск может быть предоставлен ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска с последующим увольнением является правом работодателя.

Справка В заявлении указываются следующие сведения:

1. название организации-работодателя;
2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
4. дата составления документа;
5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
6. тип назначаемого пособия;
7. реквизиты для выплаты пособия.

Ниже представлен образец резолюции: Где и сколько лет оно хранится? Все заявление сотрудника хранятся в его личной карточке (деле сотрудника), которое заводится при поступлении на работу на каждого работника.

В компаниях с небольшим штатом иногда заявления складывают в специальную отдельную папку, которая так и называется «Папка для заявлений на отпуск» (входящей корреспонденции).

Заявления на очередной и учебный отпуск хранятся 5 лет.

К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет. Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия.Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке.

Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

1. Оформление «шапочки».
   Берём чистый лист формата А4. В правом верхнем углу заполняем кому адресовано заявление с проставлением:
2. фамилии, имя и отчества уполномоченного лица;
3. его руководящей должности;
4. название организации.
5. Следом прописываем лицо, от имени которого заполняется заявление с проставлением:
6. должности работника;
7. фамилии, имени и отчества;
8. наименование отдела, цеха или подразделения.
9. Оформление «тела» документа. С новой строки посередине фиксируем название документа (заявление).

Статьями 116, 117, 118, 119 ТК определены виды дополнительных оплачиваемых отпусков и порядок их определения. Удачи Вам.

——————————————————————— За сколько дней до сессии нужно принести справку-вызов и написать заявление на отпуск? Дело в том что я за неделю предоставил… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Пишите жалобу в трудовую инспекцию, ваши права нарушены. Обязаны были предоставить отпуск в соответствии со справкой-вызов.

Срок в ТК не прописан——————————————————————— Подскажите, пож-та, где и сколько хранить заявления на учебный отпуск и справку-вызов?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЭти документы являются основанием для сохранения среднего заработка на время учебного отпуска. Хранится не менее 5-ти лет в кадровом делопроизводстве согласно номенклатуре дел, утвержденной в организации. П.

Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании. Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного.

Отправить на почту

• Темы:

• График отпусков
• Приказы
• Ежегодный оплачиваемый отпуск
• Отпуск

Образец заявления

Внимание

Рассмотрим, каким бывает отпуск, как правильно написать заявление на него, и приведем несколько стандартных образцов заявления на отпуск, наиболее часто используемых в тех или иных случаях.

заявления на отпуск:

• Любое заявление начинается с шапки. В правом верхнем углу нужно указать ФИО и должность того, кому это заявление адресовано, и ФИО и должность того, кем оно составлено.
• Далее указывается заголовок «заявление» посередине страницы с маленькой буквы.
• После этого пишется текст заявления. В нем должна быть просьба предоставить отпуск с указанием типа отпуска и даты его начала. Если работник планирует отдыхать не весь отпуск сразу, то нужно указать и дату окончания. Также в заявлении можно указать общее количество дней планируемого отдыха. Иногда требуется указать причину отпуска.
• С новой строки ставится дата написания заявления, подпись и расшифровка подписи работника, который составил заявление.

Обратите внимание: заявление на отпуск должно быть подписано руководителем. Если работник уйдет в отпуск без утверждения заявления, его отсутствие будет воспринято как прогул.

Директору ООО «Агат»Рыжикову К. С.от кассираМельниковой И. Т.

Прошу предоставить очередной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 21 июля 2016 года по 17 августа 2016 года.

Дата: 15.07.2016 Подпись: Мельникова И. Т.

Директору ООО «Победа»Алимову В. Л.от электрикаФилонова В. К.

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 12 календарных дней с 1 июля 2016 года по 12 июля 2016 года по семейным обстоятельствам.

Источник: https://active-body.info/srok-khraneniya-prikazov-otpusk/