Какие копии документов работников можно хранить работодателю в 2019 году

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). Ответственность за нарушения За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

предупреждение;
наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Федерального закона от 27.07.

2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Роструд разрешил хранить копии паспортов в личных делах

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч. 1 ст.Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст.

копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику.

И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются. Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.

2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

трудовой договор;
приказы о приеме на работу и других событиях;
анкету сотрудника;
обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа. Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.
Читайте нас, где удобно.

Будьте всегда в курсе главного! Подписаться Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: http://lcbg.ru/kakie-kopii-dokumentov-rabotnikov-mozhno-hranit-rabotodatelyu-v-2018-godu/

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1669

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

Это могут быть:

резюме;
документы об образовании и квалификации;
копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
документ или его копия о воинском учете (если имеется);
справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
данные медосмотра;
заполненная анкета (если это предусмотрено);
заявление о трудоустройстве;
копия приказа о приеме;
заключенный трудовой договор и т.д.

Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику.

После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Оформление обложки личного дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Подлинность документов в заголовке дела не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии».

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников. Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий: — от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству; — объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.

Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д.

Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.).

На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2018

Источник: http://pravo92.ru/kakie-dokumenty-nelzya-hranit-v-lichnom-dele-rabotnika-2019

Документы при увольнении от работодателя 2019: перечень, образцы

Если сотрудник увольняется, необходимо оформить и выдать ему документы в соответствии с требованиями трудового законодательства. Читайте о том, какие документы работодатель должен выдать при увольнении в 2019 году и как это сделать.

Документы от работодателя при увольнении в 2019 году

Порядок расторжения трудовых отношений и обязательной выдачи работнику всех необходимых документов определяет статья 84.1 ТК РФ.

В день прекращения трудового договора наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и полностью рассчитать его в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

Кроме того, по письменному заявлению работника он также обязан передать заверенные копии документов, связанных с его работой.

При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать следующие документы:

Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка – при наличии);
Справка о заработке за два последних календарных года;
Копия СЗВ-СТАЖ;
Копия СЗВ-М;
Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)
Документы по заявлению сотрудника: 2-НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа о расторжении договора, справка о зарплате для центра занятости.

Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать работнику.

Основной документ от работодателя при увольнении 2019

Трудовая книжка – основной документ, который наниматель выдает при уходе сотрудника. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора надо вносить по формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт.

При расчете в трудовой необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:

Номер записи – номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи.
Дата увольнения – число и год расторжения договора;
Запись об увольнении с основанием по ТК РФ – необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
Реквизиты приказа – здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа о расторжении трудового контракта.

Также надо проставить подписи сторон, удостоверяющие факт увольнения. Здесь в обязательном порядке должна стоять подпись самого работника, а также подпись представителя работодателя – директора или начальника отдела кадров.

После получения трудовой книжки на руки работник должен расписаться о ее получении в журнале отдела кадров. По общему правилу книжку выдают работнику в день ухода. Однако, есть исключение. Например, в случае предоставления отпуска с последующим уходом. В этом случае книжку нужно выдать в последний день работы. Дожидаться окончания отпуска не следует.

Посмотрите рекомендации экспертов о том, как корректно внести запись в трудовую книжку об увольнении по собственному желанию в 2019 году.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2019 году

Справка о заработке за два последних календарных года – основная информация. Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.13 № 182н.

В форме четыре раздела:

Об организации или ИП;
О работнике;
Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год.
О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.

Заполните форму на основе данных бухучета и отчетности в фонды. Основные разделы – 3 и 4.

В разделе 3 (сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений) укажите только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС и ПФР. Для каждого отдельного года действует лимит, в пределах которого начисляются страховые взносы. Поэтому нельзя указывать сумму, превышающую максимальную для данного года.

В ПФР надо платить взносы с доходов в пределах лимита – по тарифу 22%, сверх лимита – по тарифу 10%, в ФСС – только с зарплаты, не превышающей предельную базу. Сверхлимитные доходы взносами в ФСС не облагаются.

В разделе 4 (количество дней нетрудоспособности) каждый исключаемый период:

заносится в отдельную строку;
должен иметь дату начала и дату конца;
количество календарных дней этого периода должно быть записано и цифрами, и прописью;
надо назвать каждый исключаемый период: “временная нетрудоспособность”, “отпуск по беременности и родам”, “отпуск по уходу за ребенком”.

Заполнять форму можно вручную черной/синей шариковой ручкой или скачать бланк и подготовить его в электронном виде.

Справку 182н подписывают руководитель компании или обособленного подразделения и главбух. При этом руководитель на основании приказа может делегировать эти полномочия другим сотрудникам. Например, бухгалтеру или кадровику. Ссылка на приказ, на основании которого сотрудник визирует ее за руководителя и главбуха, не нужна.

Круглая печать компании на бланке не должна мешать прочтению фамилий лиц. А исправления не допустимы.

Справка 2-НДФЛ. Для получения 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче этой информации нельзя, возможен штраф.

Важные изменения с 2019 года

В 2019 году работодателям придется заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников. Их потребуется уже оформлять при отчете за 2018 год. Подробнее смотрите в статье – 2-НДФЛ 2019>>

Есть и другие формы документов, копии которых сотрудник вправе получить по требованию: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости.

Другие документы от работодателя при увольнении

Копия СЗВ-СТАЖ. В случае расторжения трудовых отношений всем работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

СЗВ-СТАЖ надо заполнять по-новому. Изменения вступили в силу в ноябре 2018 года.

Уволенному работнику надо выдать копию СЗВ-СТАЖ с типом “Исходная”. Не имеет значения, вышел сотрудник на пенсию или нет. СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем сотрудникам, которые покидают компанию. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день ухода или окончания договора.

Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте их в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.17 № 3п).

При уходе сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета (Постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

СЗВ-СТАЖ при увольнении: образец заполнения

Срочно: Фонд требует корректировку в СЗВ‑СТАЖ, если вы не учли новые правила заполнения формы

Проверьте, как вы отразили отпуска сотрудников в отчетности.

Какие коды не верные

Копия СЗВ-М. Когда сотрудник покидает компанию, надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М – она может понадобиться работнику в дальнейшем. Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Обратите внимание!

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52014-dokumenty-ot-rabotodatelya-pri-uvolnenii-2019

Документы при увольнении от работодателя в 2019 году -обязан выдать, предоставить, список

Лайк 0 365

Многие граждане интересуются вопросом, какие документы должен предоставить работодатель при увольнении с работы? Работодатель в последний рабочий день выдает на руки работнику при увольнении ряд обязательных документов. Норма установлена указаниями статьи 84.1 ТК РФ. В текущем году их перечень не изменился, потому что в трудовое право относительно его не было внесено никаких изменений.

Основные моменты

Трудовые отношения возникают после подписания работодателем и работником документа – договора найма на работу. Он является основным документом, который заверяет право на осуществление профессиональной деятельности. В нем прописываются условия и порядок выполнения трудовых обязанностей сообразно производственному заданию, определяется их перечень.

Что это такое

Под термином «увольнение» обозначается официальное расторжение трудового договора с работником. Нормативами трудового права четко регламентирован порядок осуществления процедуры. Работодатель должен следовать им, чтобы не допустить нарушения административного характера. Он распространен на все случаи увольнения вне зависимости от его основания.

Увольнение в соответствии с нормативами трудового права производится по основаниям:

ликвидация юридического лица или индивидуального предпринимателя;
инициативе работодателя либо работника;
обоюдному соглашению сторон;
истечение срока действия трудового договора;
перевод работника к другому работодателю, на другую должность по состоянию здоровья;
переход работника на выборную должность;
отказ работника от осуществления трудовой деятельности вследствие смены собственника, изменения условий труда;
наступления обстоятельств, не зависящих от воли сторон;
нарушение нормативов законодательных актов, вследствие чего невозможно дальнейшее сотрудничество работодателя и работника.

На кого распространяется

Инициатором расторжения трудового договора в зависимости от конкретных обстоятельств может стать как работодатель, так и работник. Процедура подлежит осуществлению в заявительной форме. Норма установлена статьей 77 ТК РФ, где изложены общие принципы и правила осуществления процедуры.

Работодатель издает соответствующий приказ на основании заявления работника или собственного решения. Оно должно быть обоснованным, чтобы не возникли непредвиденные ситуации с отягчающими для него обстоятельствами.

Образец приказ на увольнение по форме Т-8 можно скачать тут.

Особенности получения

Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом или распоряжением об увольнении. В ходе осуществления процедуры работодатель обязан выдать ему на руки документы, оформленные в установленном порядке. Они подразделяются на два вида — обязательные, учрежденные трудовым правом и выдаваемые по просьбе работника.

Необходимые условия

Трудовой договор устанавливает статус гражданина, выступающего в качестве участника общественной организации труда, его членство в трудовом коллективе конкретного работодателя. Его расторжение осуществляется приказом, в которое вписывается основание сообразно статьи 81 ТК РФ.

Он должен быть заключен в продолжение 3 дней, отсчитываемых со дня фактического допуска к работе. С юридической точки зрения документ является двусторонне обязывающим актом, что предусмотрено нормативами статей 16, 56 ТК РФ.

Понятие «трудовая обязанность» обозначает основный вид работы, которую работник определенной квалификации должен исполнять на конкретном объекте, участке технологической цепи рабочего процесса. Они определяются профилем производства юридического лица.

При их неисполнении работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание, вид которого зависит от степени тяжести проступка.

К ним относится:

Устный выговор.
Письменный выговор с осуществлением соответствующей записи в трудовой книжке.
Увольнение.

Обязательный список бумаг

В список документов, предоставляемых работодателем при увольнении, входит:

Показатели	Описание
Трудовая книжка	выдаваемая лично в руки работнику под роспись, которая проставляется в специальном журнале. При отсутствии такой возможности допускается пересылка по почте заказным уведомлением с его согласия либо оставляется на хранении у работодателя до его обращения
Медицинская книжка	если сообразно правилам внутреннего распорядка она заводится на работника
Расчетный лист	содержащий все виды выплат с указанием их размера и произведенные работодателем удержания вне зависимости от их основания
Справка о заработной плате	оформленная на бланке с унифицированной формой 182н за текущий год и 2 предшествовавшие увольнению годы
Расчетный лист по уплате страховых взносов в ПФР	оформленный с начала квартала по день увольнения
Выписка из бланка с унифицированной формой СЗВ-СТАЖ	составленная в установленном трудовым правом порядке
Выписка из бланка с унифицированной формой СЗВ-М	заполненная за последний месяц работы

Перечень указанных выше документов учрежден законодателем и является исчерпывающим. Он допускает выдачу отдельных видов документов на основании заявления работника.

К ним относится:

Показатели	Описание
Справка унифицированной формы 2-НДФЛ	с указанием информации о полученных работником доходах с начала текущего года по день расторжения трудового договора
Справка об усредненной заработной плате	требуемая для постановки на учет в органе социальной защиты населения в качестве безработного лица
Деловая бумага с унифицированной формой СПВ-2	в которой указываются сведения о страховом стаже. Она необходима для сдачи в ПФР, если увольняемое лицо достигло пенсионного возраста для оформления пенсионного обеспечения
Копии приказа	о приеме на работу и об увольнении
Копии актов	имеющих непосредственное отношение к трудовой деятельности работника у данного работодателя

Документы должны быть подписаны работодателем, на них проставляется печать и дата их выдачи. Копии подлежат заверке в установленном нормативами правовых актов порядке.

Сроки выдачи

В день увольнения работодатель должен в соответствии с нормативами статьи 84.1 ТК РФ произвести полный расчет с работником. В процедуру входит осуществление причитающихся ему выплат и выдача документов. Они выдаются на общих основаниях вне зависимости от причины расторжения трудового договора, заключенного с работником.

Если он по какой-либо причине не может получить их на руки, то работодатель может отправить их по почте РФ. Но подобная мера должна быть согласована с работником.

: выдача копий

Нюансы процедуры

Основные трудовые обязанности устанавливаются статьей 21 ТК РФ, в которой даны четкие разъяснения. Они должны быть подробно описаны в трудовом договоре. Работодатель обязан разработать и ввести в действие инструкции по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Трудовые обязанности определяются профилем работодателя, его производительной деятельностью сообразно технологического процесса. Положение об их утверждении предусматриваются локальными нормативными актами, коллективным договором и правилами внутреннего распорядка.

Кроме того они должны быть согласованы с профсоюзной организацией, защищающей права и законные интересы трудящихся.

Работодатель привлекается к административной ответственности за любое нарушение, допущенное в отношении работника. Он вправе обратиться в судебный орган с исковым заявлением, если его право на труд нарушено в продолжение месячного срока. Решение суда станет окончательным вердиктом в разрешении вопроса о правомерности действий работодателя.

Регламентация вопросов о трудоустройстве, об установлении трудовых отношений, их возникновении и прекращения осуществляется рядом законодательных и подзаконных актов. Основополагающим их них является Трудовой кодекс РФ.

В его частях 3 и 4 предусмотрены нормативы о заключении трудового договора и его расторжении, разъяснены сопутствующие процедуре вопросы. Акт издан 30 декабря 2001 года за номером 197-ФЗ. В текущем году действует его последняя редактура, датированная 16 февраля 2019 года.

Помимо него частные вопросы предусмотрены в актах:

Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, признании не действующими на территории РФ некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ». Акт издан 30 июня 2006 года под номером 90-ФЗ.
Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Акт издан 29 декабря 2006 года под номером 255-ФЗ.
Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Акт издан 1 апреля 1996 года под номером 27-ФЗ.

Основной задачей нормативов указанных выше актов является обеспечение защиты прав и интересов, как работника, так и работодателя. Она обеспечивается путем формирования оптимальных условий труда и правового урегулирования возникающих трудовых споров.

В заключение необходимо отметить, что работодатель может разработать и ввести специальную форму выдачи документов на руки работнику. Он должен поставить в ней свою подпись, что удостоверяет факт получения им на руки всех видов документов. Мера направлена на исключение непредвиденных конфликтных ситуаций, могущих возникнуть в будущем.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/dokumenty-pri-uvolnenii-ot-rabotodatelja/